Deputy Field Coordinator for Programs/Заступник керівника з програмної діяльності

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

GENERAL OBJECTIVE

The Deputy Field Coordinator for Programs is responsible for the implementation, quality, and contractual compliance of all programs implemented from the base. He/she manages project teams through the sectoral Deputy Project Managers, is responsible for monthly budget follow-up for all grants implemented from the base, and consolidates and quality-controls base reporting. He/she represents PUI on program matters with local authorities, humanitarian actors, and coordination forums; leads the base's contribution to needs assessments and new proposals; and ensures the Field Coordinator's interim coverage in his/her absence.

TASKS AND DUTIES

• Programs: He/she ensures that all programs implemented from the base are delivered on time, to the expected quality and in compliance with the donor agreements, PUI policies and the technical guidelines validated at coordination level.
• Budget and contractual compliance: He/she is responsible for the monthly budget follow-up of all grants implemented from the base and for the program inputs to the cash flow forecast.
• Human resources: He/she line manages the sectoral Deputy Project Managers and is responsible for the recruitment, appraisal and termination of all project staff of the base.
• Reporting: He/she consolidates and quality-controls internal and donor reports produced at the base and ensures that internal and contractual deadlines are met.
• MEAL: He/she coordinates, with the support of the MEAL Coordinator, the MEAL team so that monitoring, accountability and learning systems are applied across all programs of the base.
• Logistics and administration: He/she ensures that program needs are planned, budgeted, and processed in line with PUI logistics and administrative procedures.
• Representation: He/she represents PUI on program matters with local authorities, humanitarian actors, partners, and coordination forums at base level.
• Security: He/she ensures that project teams know and apply the security rules of the base and transmits all security information to the Field Coordinator.
• Strategy: He/she leads the contribution of the base to needs assessments, new proposals and the mission strategy.
• Perform any other tasks assigned by the direct line manager or technical line manager, within the scope of the position.

QUALIFICATIONS

• Education: Master’s degree in project management, public health, social sciences, international development or a related field, or an equivalent combination of education and professional experience.
• Work experience: At least 3 years of professional experience in the humanitarian or development sector, including at least 2 years as project manager or in an equivalent position managing multi-sector and/or multi-donor programs. Experience managing managers or a team of at least 10 staff. Experience in conflict-affected areas of Ukraine is an asset.
• Knowledge & skills: Project cycle management; budget follow-up; institutional donor procedures (e.g. OCHA pooled funds, ECHO, US DoS, European bilateral donors); humanitarian principles, Core Humanitarian Standard, and the cluster coordination system; monitoring and evaluation; report writing in English.
• Language skills: Ukrainian (native), English (fluent, spoken and written).
• Software: MS Office (advanced Excel). Knowledge of data collection and management tools (KoBoToolbox, PowerBi, ActivityInfo or similar) is an asset.

REQUIRED PERSONAL CHARACTERISTICS

• Strong commitment to humanitarian principles
• Leadership and team management skills; ability to delegate and to build the capacity of managers
• Ability to work independently, take the initiative and take responsibility in a proactive approach
• Ability to analyze and synthesize information and data, and to write under deadline pressure
• Organization, rigor and respect of deadlines
• Sense of diplomacy and negotiation
• Good resilience to stress and ability to prioritise

CONDITIONS

Duty station: Dnipro

Start date: ASAP

HOW TO APPLY

Interested candidates should send their CV in English 

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

**********

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

ЗАГАЛЬНА МЕТА

Заступник керівника з програмної діяльності відповідає за реалізацію всіх програм, забезпечення їхньої якості та дотримання договірних зобов’язань у межах бази. Він/вона керує проєктними командами через заступників проєктних менеджерів за відповідними секторами, відповідає за щомісячний моніторинг бюджетів усіх грантів, що реалізуються з бази, а також консолідує звітність бази та контролює її якість.

Він/вона представляє ПУІ з програмних питань у взаємодії з місцевими органами влади, гуманітарними організаціями та координаційними майданчиками; координує внесок бази в оцінювання потреб і розробку нових проєктних пропозицій; а також виконує обов’язки керівника на період його/її відсутності.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

• Програмна діяльність: забезпечує реалізацію всіх програм, що здійснюються з бази, у встановлені терміни, з дотриманням очікуваних стандартів якості, донорських угод, політик ПУІ та технічних рекомендацій, затверджених на рівні координаційного офісу.
• Бюджет і дотримання договірних зобов’язань: відповідає за щомісячний моніторинг бюджетів усіх грантів, що реалізуються з бази, а також за надання програмної інформації для прогнозування руху грошових коштів.
• Управління персоналом: здійснює безпосереднє управління заступниками проєктних менеджерів за відповідними секторами та відповідає за набір, оцінювання роботи й припинення трудових відносин з усіма працівниками проєктних команд бази.
• Звітність: консолідує внутрішні звіти та звіти для донорів, підготовлені на рівні бази, контролює їхню якість і забезпечує дотримання внутрішніх та договірних термінів подання звітності.
• MEAL (моніторинг, оцінювання, підзвітність і навчання): за підтримки керівника з питань MEAL координує роботу команди MEAL, забезпечуючи застосування систем моніторингу, підзвітності та навчання в усіх програмах бази.
• Логістика та адміністрування: забезпечує планування потреб програм, передбачення відповідних витрат у бюджетах та опрацювання запитів відповідно до логістичних і адміністративних процедур ПУІ.
• Представництво: представляє ПУІ з програмних питань у взаємодії з місцевими органами влади, гуманітарними організаціями, партнерами та на координаційних майданчиках на рівні бази.
• Безпека: забезпечує обізнаність проєктних команд щодо правил безпеки, контроль за їх дотриманням на базі та передачу всієї інформації з питань безпеки керівнику.
• Стратегічний розвиток: координує внесок бази в оцінювання потреб, розробку нових проєктних пропозицій і формування стратегії місії.
• Виконує інші завдання, доручені безпосереднім керівником або функціональним керівником, у межах компетенцій та обсягу відповідальності за посадою.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

• Освіта: ступінь магістра у сфері управління проєктами, громадського здоров’я, соціальних наук, міжнародного розвитку або суміжній галузі чи еквівалентне поєднання освіти та професійного досвіду.
• Досвід роботи: щонайменше 3 роки професійного досвіду в гуманітарному секторі або у сфері розвитку, зокрема щонайменше 2 роки на посаді керівника проєкту або аналогічній посаді з управління багатосекторальними та/або фінансованими кількома донорами програмами. Досвід управління керівниками або командою чисельністю щонайменше 10 працівників. Досвід роботи в постраждалих від збройного конфлікту регіонах України буде перевагою.
• Знання та навички: управління проєктним циклом; моніторинг бюджетів; знання процедур інституційних донорів (наприклад, спільних фондів OCHA, ECHO, Державного департаменту США (US DoS), європейських донорів); знання гуманітарних принципів, Основного гуманітарного стандарту (Core Humanitarian Standard) та системи кластерної координації; моніторинг та оцінювання; підготовка звітів англійською мовою.
• Мовні навички: українська мова — рідна; англійська мова — вільне володіння усно та письмово.
• Програмне забезпечення: MS Office (просунутий рівень володіння Excel). Знання інструментів збору й управління даними (KoBoToolbox, Power BI, ActivityInfo або аналогічних) буде перевагою.

НЕОБХІДНІ ОСОБИСТІ ЯКОСТІ

• Відданість гуманітарним принципам.
• Лідерські навички та навички управління командою; здатність делегувати завдання та розвивати управлінські компетенції керівників.
• Здатність працювати самостійно, проявляти ініціативу та брати на себе відповідальність, діючи проактивно.
• Здатність аналізувати й узагальнювати інформацію та дані, а також готувати письмові матеріали в умовах стислих термінів.
• Організованість, ретельність і дотримання встановлених термінів.
• Дипломатичність і навички ведення переговорів.
• Висока стресостійкість і здатність визначати пріоритети.

УМОВИ РОБОТИ

• Місце роботи: м. Дніпро.
• Дата початку роботи: якомога швидше.

ЯК ПОДАВАТИ РЕЗЮМЕ

Зацікавлені кандидати повинні надіслати своє резюме англійською мовою 

ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.