Логіст

Шановні кандидати, просимо відгукуватися на цю вакансію, надсилаючи двомовні резюме (англійською/українською мовами)
Dear candidates, please apply for this position by sending bilingual CVs (English/Ukrainian)

ЗАГАЛЬНА МЕТА: 

Як важливий член багатонаціональної команди, яка прагне надавати практичну та чуйну допомогу найуразливішим верствам населення у всьому світі, спеціаліст з логістики контролює надання логістичної підтримки програмі UKR у місті базування (до якого його прикріплено) та, за потреби, надає технічну підтримку іншим містам. Спеціаліст з логістики повинен бути готовий до відряджень у місця проведення програмних заходів, які підтримує Medair в Україні.

Логіст відповідає за функціонування ефективного ланцюжка поставок, а також за те, щоб стандартна логістика та відповідні адміністративні системи були створені та впроваджені в межах локації Medair (відповідної бази). Повсякденно спеціаліст з логістики виконує різноманітні задачі, необхідні для забезпечення матеріально-технічних потреб програми та ефективного, точного та своєчасного виконання всіх матеріально-технічних завдань. Усі дії здійснюються відповідно до політики та процедур Medair і відповідно до інструкцій донорів, GSO або інструкцій на місцях.

Огляд проекту:

Метою Medair в Україні є надання допомоги місцевому населенню та вразливим групам внутрішньо переміщених осіб, а також втручання у постконфліктних ситуаціях. Основними секторами, в яких Medair наразі працює, є WASH, SHE, охорона здоров’я та психосоціальна підтримка. Наразі Medair використовує дуже гнучкий підхід до планування програм, що передбачає як вхід, так і вихід з проектів, через нестабільну ситуацію в регіоні.    

Основні обов’язки

Логістика

• Виконувати повсякденні логістичні функції програми, включаючи, але не обмежуючись:
• Підтримка логістичної діяльності, такої як закупівлі, постачання, управління запасами, складування, транспорт, обладнання, зв’язок та ІТ (наприклад, супутникові та мобільні телефони, КВ- та УКХ-радіо, ноутбуки, принтери, сканери тощо), технічне обслуговування та відстеження обліковування майна
• Комунікація із відповідними командами для забезпечення ефективної матеріально-технічної підтримки проектів
• Забезпечувати діяльність відповідно до вказівок і процедур Medair  та до вимог донорів
• Проводити перевірки якості обладнання та витратних матеріалів, гарантуючи, що товари зберігаються в хорошому стані та що Medair дотримується «співвідношення ціни та якості» для придбаних товарів
• Співпрацювати з відповідними членами команди та керівництвом на місцях для забезпечення безпеки  бази (баз) Medair та всього майна та обладнання Medair

Адміністрування

• Виконання адміністративних вимог Medair, донорів, місцевого законодавства, постачальників, підрядників та будь-яких інших зацікавлених сторін щодо логістики, щоб логістичні аспекти програми функціонували ефективно, результативно та прозоро.
• Забезпечення, що для всіх логістичних транзакцій (наприклад, запити на купівлю, транспортні накладні, контроль запасів, відстеження активів тощо) є чіткий і прозорий докоментообіг, а документи зберігаються впорядковано та своєчасно, а система реєстрації (архіву) відповідає вимогам Medair та донорів
• Сприяння, за потреби, точному та своєчасному звітуванню про діяльність, наприклад, через щотижневі та місячні звіти

Комунікація

• Підтримка прозорої, чесної та доброзичливої комунікації з колегами, щоб гарантувати, що вони будуть поінформовані про відповідну логістичну діяльність і вимоги
• Забезпечення навчання, консультації, наставництва та коучингу для всього відповідного персоналу щодо матеріально-технічних процедур, внутрішнього контролю та матеріально-технічних вимог донорів
• Підтримка відносин з постачальниками, місцевою владою, іншими неурядовими організаціями та будь-якими іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи плідну співпрацю та партнерство

Управління персоналом

• Періодична робота з тимчасовим персоналом (включаючи найм, координацію робочого навантаження та оплати) для виконання конкретних, обмежених у часі завдань

Управління якістю

• Популяризувати та використовувати електронну бібліотеку Medair та інші операційні процедури, забезпечуючи використання всіх стандартизованих форматів і дотримання вказівок
• Бути в курсі потенційних збитків або шахрайства в логістичних діях і процедурах. Активно працювати над запобіганням подібним випадкам, співпрацюючи з відповідними лінійними керівниками для підвищення прозорості та забезпечення найкращого використання майна і ресурсів Medair

Делегована відповідальність

• Відповідність логістичної діяльності Medair донорським, національним і міжнародним вимогам
• Впровадження надійних систем для забезпечення фізичної безпеки бази (баз) і запобігання крадіжці майна і обладнання Medair, а також шахрайському використанню ресурсів Medair
• Зберігання та архівування всіх логістичних документів відповідно до інструкцій Medair та донорів

Кваліфікація / досвід

Професійна кваліфікація

• Відповідний диплом
• Кваліфікація або сертифікат у сфері закупівель та логістики

Досвід роботи

• 2 роки професійного досвіду роботи в галузі логістики та мінімум 1 рік у сфері закупівель.

Володіння мовами

• Українська (вільно)
• Англійська (робоча)

IT

• Вміння працювати з Microsoft Excel, Word, PowerPoint та Outlook
• Попередній досвід роботи з логістичними програмними рішеннями
  
  Мотивація 
• Професійний
• Проактивний та цілеспрямований
• Практичний
• Чесний
• Сповнений ентузіазму

 Побудова команди 

• Підтримуючий член команди
• Гарні міжособистісні навички
• Вміє будувати команду
• Зберігає позитивний настрій у складних ситуаціях

 Адаптивність 

• Гнучкий і креативний
• При необхідності може виїжджати у відрядження
• Може працювати допізна або у вихідні дні час від часу при необхідності
• Стресостійкість

 Професійні навички

• Організований та уважний до деталей
• Готовий до постійного навчання та особистісного розвитку

Умови праці: гідна заробітна плата, 5-денний робочий тиждень, офіційне працевлаштування, медичне страхування, програма введення в посаду (навчання та персональна підтримка).

____________________________________________________________________________________________________

GENERAL PURPOSE:

As an important member of a multinational team striving to provide practical and compassionate assistance to the most vulnerable populations worldwide, the Logistics Officer oversees the provision of logistics support to the UKR program in the base location (to which they are assigned) and, as required, provides technical support to other locations. The Logistics Officer must be prepared to travel to program locations supported by Medair in Ukraine.

The Logistics Officer is responsible for ensuring an effective supply chain and that standard logistics and relevant administrative systems are established and implemented within the Medair base location. On a day-to-day basis, the Logistics Officer carries out various tasks necessary to meet the program’s logistical needs and ensure efficient, accurate, and timely completion of all logistics activities. All actions are carried out in accordance with Medair policies and procedures, as well as donor, GSO, or field guidelines.

Project Overview:

The aim of Medair in Ukraine is to provide assistance to the local population and vulnerable groups of internally displaced persons, as well as to intervene in post-conflict situations. The main sectors in which Medair is currently operating are WASH, SHE, Health, and Psychosocial Support. Currently, Medair applies a highly flexible program planning approach, which includes both scaling up and phasing out projects due to the unstable situation in the region.

Main Responsibilities

Logistics

      Carry out day-to-day logistics functions of the program, including but not limited       to:

• Supporting logistics activities such as procurement, supply, inventory management, warehousing, transport, equipment, communications and IT (e.g., satellite and mobile phones, HF/VHF radios, laptops, printers, scanners, etc.), maintenance, and asset tracking
• Communicating with relevant teams to ensure effective logistical support to projects
• Ensuring activities comply with Medair guidelines and procedures as well as donor requirements
• Conducting quality checks of equipment and consumables, ensuring goods are stored properly and that Medair achieves value for money in procurement
• Collaborating with relevant team members and field management to ensure the security of Medair bases and all property and equipment

Administration

• Fulfilling administrative requirements from Medair, donors, local legislation, suppliers, contractors, and other stakeholders to ensure logistics functions operate effectively, efficiently, and transparently
• Ensuring clear and transparent documentation for all logistics transactions (e.g., purchase requests, waybills, stock control, asset tracking, etc.), with proper and timely filing systems that meet Medair and donor requirements
• Supporting accurate and timely reporting of activities (e.g., weekly and monthly reports)

Communication

• Maintaining transparent, honest, and supportive communication with colleagues to ensure they are informed about relevant logistics activities and requirements
• Providing training, guidance, mentoring, and coaching to relevant staff on logistics procedures, internal controls, and donor requirements
• Maintaining relationships with suppliers, local authorities, NGOs, and other stakeholders, representing Medair and fostering productive cooperation and partnerships

Staff Management

• Periodically managing temporary staff (including recruitment, workload coordination, and payment) for specific time-bound tasks

Quality Management

• Promoting and using the Medair e-library and other operational procedures, ensuring standardized formats and guidelines are followed
• Monitoring potential loss or fraud risks in logistics processes and actively working to prevent them by collaborating with line managers to improve transparency and ensure optimal use of Medair resources

Delegated Responsibility

• Ensuring Medair logistics activities comply with donor, national, and international requirements
• Implementing robust systems to ensure physical security of bases and prevent theft or fraudulent use of Medair assets and resources
• Storing and archiving all logistics documentation in accordance with Medair and donor guidelines

Qualifications / ExperienceProfessional Qualification

• Relevant diploma
• Qualification or certification in procurement and logistics

Work Experience

• Minimum 2 years of professional experience in logistics and at least 1 year in procurement

Languages

• Ukrainian (fluent)
• English (working proficiency)

IT

• Proficiency in Microsoft Excel, Word, PowerPoint, and Outlook
• Previous experience with logistics software

Motivation

• Professional
• Proactive and goal-oriented
• Practical
• Honest
• Enthusiastic

Team Building

• Supportive team member
• Strong interpersonal skills
• Ability to build a team
• Maintains a positive attitude in challenging situations

Adaptability

• Flexible and creative
• Willing to travel when required
• Able to work late hours or weekends occasionally if needed
• Stress-resistant

Professional Skills

• Organized and detail-oriented
• Committed to continuous learning and personal development

Working conditions: competitive salary, 5-day working week, official employment, medical insurance, onboarding program (training and individual support).

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.